หน้าแรก / การเช่า และการแลกเปลี่ยนพัสดุ

การเช่า และการแลกเปลี่ยนพัสดุ

การเช่าและการแลกเปลี่ยนเป็นส่วนหนึ่งของ “การจัดซื้อจัดจ้าง” ตามนิยามในมาตรา 4 ซึ่งกินความถึง “การซื้อ จ้าง เช่า แลกเปลี่ยน หรือโดยนิติกรรมอื่น” แต่ พ.ร.บ. ไม่มีหมวดหรือมาตราใดวางวิธีการเช่าและการแลกเปลี่ยนไว้เลย ทั้งหมดจึงตกอยู่ในถ้อยคำของมาตรา 68 คือ “รายละเอียดวิธีการและขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างพัสดุที่ไม่ได้บัญญัติไว้ในหมวดนี้ ให้เป็นไปตามระเบียบที่รัฐมนตรีกำหนด” ระเบียบฯ จึงเขียนไว้ที่หมวด 2 ส่วนที่ 3 การเช่า (ข้อ 92-95) และส่วนที่ 4 การแลกเปลี่ยน (ข้อ 96-100) โดยการเช่าสังหาริมทรัพย์ให้นำข้อกำหนดเกี่ยวกับการซื้อมาใช้โดยอนุโลม และการแลกเปลี่ยนกับเอกชนให้นำวิธีการซื้อมาใช้โดยอนุโลมเช่นกัน

ขั้นตอนปฏิบัติ

1) การเช่า: ตรวจก่อนว่าเป็นสังหาริมทรัพย์หรืออสังหาริมทรัพย์ — สังหาริมทรัพย์ให้นำข้อกำหนดเกี่ยวกับการซื้อมาใช้โดยอนุโลม (ข้อ 92 วรรคหนึ่ง)
2) การเช่าอสังหาริมทรัพย์ต้องเข้ากรณีใดกรณีหนึ่งใน 4 กรณีของข้อ 93 และให้เจรจาตกลงราคากับผู้ให้เช่าโดยตรง
3) ทำรายงานก่อนดำเนินการเช่าตามข้อ 94 ให้ครบ 4 รายการ โดยเฉพาะ (๔) อัตราค่าเช่าของอสังหาริมทรัพย์ซึ่งมีขนาดและสภาพใกล้เคียงกัน ซึ่งเป็นข้อมูลเปรียบเทียบที่ผู้ตรวจสอบมักถาม
4) ตรวจอัตราค่าเช่ากับหลักเกณฑ์ตามข้อ 95 ให้ตรงกับประเภทหน่วยงาน (กระทรวงการคลัง · กระทรวงมหาดไทย/กทม./เมืองพัทยา · หน่วยงานของรัฐนั้นเอง)
5) ค่าเช่าล่วงหน้าจ่ายได้เฉพาะสัญญาเช่าไม่เกิน 3 ปี — จากหน่วยงานของรัฐไม่เกินร้อยละห้าสิบ จากเอกชนไม่เกินร้อยละยี่สิบ ของค่าเช่าทั้งสัญญา (ข้อ 92 วรรคสอง)
6) การแลกเปลี่ยน: ตั้งต้นที่ข้อ 96 ว่าโดยหลักทำมิได้ ต้องเป็นครุภัณฑ์กับครุภัณฑ์หรือวัสดุกับวัสดุเท่านั้น และกรณีต่างประเภท/ต่างชนิด หรือต้องจ่ายเงินเพิ่ม ต้องขอทำความตกลงกับสำนักงบประมาณก่อน
7) ทำรายงานตามข้อ 97 · ถ้าแลกกับเอกชนให้แต่งตั้งคณะกรรมการตามข้อ 98 (ใช้ข้อ 26 หรือข้อ 27 โดยอนุโลม) และตรวจรับตามข้อ 175 โดยอนุโลม · ถ้าแลกกับหน่วยงานของรัฐด้วยกัน ให้อยู่ในดุลพินิจตามข้อ 99
8) เมื่อได้ครุภัณฑ์มาแล้ว ลงทะเบียนและแจ้งสำนักงบประมาณกับสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินภายใน 30 วัน พร้อมสำเนาหลักฐานตามข้อ 97 หรือข้อ 98 (ข้อ 100)

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

จ่ายค่าเช่าล่วงหน้าในสัญญาเช่าเกิน 3 ปี — ข้อ 92 วรรคสอง จำกัดไว้ว่า “ให้กระทำได้เฉพาะกรณีการเช่าซึ่งมีระยะเวลาไม่เกิน ๓ ปี”
ใช้แบบรายงานขอซื้อตามข้อ 22 กับการเช่าอสังหาริมทรัพย์ — การเช่ามีแบบรายงานของตนเองที่ข้อ 94 ซึ่งมีรายการต่างออกไป เช่น ราคาค่าเช่าครั้งหลังสุด และอัตราค่าเช่าของอสังหาริมทรัพย์ใกล้เคียง
แลกเปลี่ยนครุภัณฑ์กับวัสดุ หรือแลกครุภัณฑ์ต่างประเภทกันโดยไม่ขอทำความตกลง — ข้อ 96 ให้ทำได้เฉพาะครุภัณฑ์กับครุภัณฑ์และวัสดุกับวัสดุ และ (๒) บังคับให้ขอทำความตกลงกับสำนักงบประมาณ “ก่อนทุกกรณี”
แลกเปลี่ยนแล้วต้องจ่ายเงินเพิ่มโดยไม่ขอทำความตกลง — ข้อ 96 (๑) กำหนดว่า “การแลกเปลี่ยนที่ต้องจ่ายเงินเพิ่ม ให้ขอทำความตกลงกับสำนักงบประมาณหรือหน่วยงานของรัฐนั้นก่อน”
รับพัสดุเก่าจากการแลกเปลี่ยนโดยไม่บันทึกเหตุผล — ข้อ 98 (๒) ให้ตรวจว่าพัสดุที่จะได้รับเป็นของใหม่ที่ยังไม่เคยใช้งาน เว้นแต่มีความจำเป็นและไม่ทำให้หน่วยงานของรัฐเสียประโยชน์
ลืมแจ้งสำนักงบประมาณและสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินภายใน 30 วันนับแต่วันที่ได้รับครุภัณฑ์ (ข้อ 100)